Регистрация документов

Это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем присвоения ему порядкового номера. Регистрация и учет поступающих в прокуратуру обращений должны проводиться в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации (п. 2.3.2).

Поступающая в органы прокуратуры корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа в алфавитной или ведомственной картотеке.

Входящие документы следует регистрировать только на карточках либо компьютерах. Журнальная форма регистрации не должна применяться ввиду ее серьезных технологических недостатков: формального характера закрепления документа за валовым порядковым номером, сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы, обязательной многократной регистрации и отсутствия возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Регистрация, учет обращений и жалоб, а также заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях имеют свои особенности.

Регистрация, учет обращений и жалоб производятся в соответствии с правилами, изложенными в п. 2.3.2 Инструкции по делопроизводству, а регистрация заявлений, сообщений и сигналов о преступлениях в прокуратуре – в соответствии с п. 2.3.5 Инструкции по делопроизводству. Поступающие в прокуратуру города (района) обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются в алфавитной картотеке. Алфавитная карточка должна заводиться на лицо, по делу которого поступило обращение, а ссылочная карточка – на заявителя, если обращение поступило не от самого лица. Заявления, сообщения и сигналы о совершенном или подготавливаемом преступлении либо о признаках преступного деяния регистрируются в книгах № 1 и 2.

В книге № 2 регистрируется иная информация (сигналы) о преступлениях: сообщения по телефону, телеграфу, телетайпу и иным средствам связи, а также информация в виде магнитных записей, видеозаписей и др.

Если сообщение по телефону, зарегистрированное в книге № 2, заявитель подтвердит при явке в прокуратуру (письменное заявление либо протокол устного сообщения), то эта информация переносится в книгу № 1, о чем в книге № 2 делается отметка.

Регистрация должна производиться в течение суток после принятия решения руководителем прокуратуры (подразделения) о порядке проверки заявления или сигнала о преступлении. Заявления и сообщения о преступлениях, учтенные в книге № 1, регистрируются в алфавитной картотеке. При этом алфавитные карточки заводятся на лиц, которым вменяется в вину совершение преступления, а ссылочные – на лиц, от которых они поступили.

Анонимные заявления, из которых усматривается совершение или приготовление к совершению преступления, учитываются в книге № 2 и направляются в органы МВД и другие правоохранительные органы для оперативного использования. Остальные анонимные письма и заявления не регистрируются, разрешению не подлежат и списываются в надзорное производство.

Если информация о преступлениях и происшествиях приобщается к находящимся в производстве уголовным делам или проверочным материалам, то в книгах № 1 и 2 делаются соответствующие отметки.

Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках.

До разрешения документа карточка хранится у специалиста (работника канцелярии) в контрольной картотеке. После исполнения документа специалистом (работником канцелярии) заполняются соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам. В работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах.

Владение всей совокупностью информационно-документаци­онных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. Для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись также с использованием компьютеров. Введение автоматизированных систем позволяет значительно расширить возможности информационно-справочного обслуживания, так как с помощью компьютера можно наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа, затрачивая минимальное время.