Информационная база для оценки работы службы закупок предприятия

Чтобы измерить и оценить закупочную деятельность, в управленческую информационную систему следует вносить следующие данные:

• число закупаемых единиц продукции и ее описание;
• требуемое количество;
• дата, к которой требуется поставить продукцию;
• дата, к которой закупаемые материальные ресурсы должны быть получены или получено разрешение на их закупку;
• число заявок на закупку или разрешений на закупки;
• цены поставщика (поставщиков);
• дата, когда поставщик составлял расценки на свою продукцию;
• дата, когда расценки запрашивались у поставщика;
• расценки поставщика;
• таблица ценовых скидок поставщика;
• номер заказа на закупку;
• дата размещения заказа на закупку;
• закупочная цена единицы товара;
• количество или доля заказа в годовом объеме закупок;
• планируемая закупочная цена единицы товар
• название поставщика;
• адрес поставщика;
• обещанная поставщиком дата отгрузки;
• время выполнения заказа поставщиком (число дней или недель выполнения заказа по закупаемой единице);
• дата, когда закупаемая единица должна прибыть;
• полученное количество;
• указание на то, была ли закупленная единица принята потребителем или он от нее отказался (число единиц/партий);
• место хранения;
• покупатель;
• подразделение;
• запрашиваемое изменение цены;
• дата, до которой действительны запрашиваемые изменения цены;
• дата, когда изменение цены было одобрено;
• вид доставки до места размещения.

Необходимая информация различается в зависимости от уровня управления. В общем случае к числу основных пользователей отчетов об измерениях и оценках показателей закупочной деятельности относятся менеджеры высшего уровня, функциональные менеджеры корпорации, функциональные менеджеры операционных подразделений, а также менеджеры среднего звена на производственном предприятии или операционном участке.

Функциональные менеджеры корпорации, например вице-президенты по закупкам, возможно, хотят получить полный функциональный обзор, результаты аудита проводимой политики и осуществляемых процедур, а также анализ ключевых количественных показателей, т.е. параметры запасов, минимальные объемы закупок и административных расходов. Менеджеру отдела закупок обычно важно знать ряд текущих отчетных позиций, позволяющих отслеживать показатели деятельности и при необходимости осуществлять корректирующие действия.